DER AI VOICE ASSISTANT FÜR DEN FMCG VERTRIEB

Per Sprache auf CRM‑Daten zugreifen und Vertriebsinformationen in Echtzeit nutzen

Unser KI-Sprachassistent unterstützt Außendienstteams dabei, direkt per Sprache auf CRM-Daten zuzugreifen, Kundentermine vorzubereiten, Informationen unterwegs abzurufen und Ergebnisse unmittelbar zu dokumentieren. Im Mittelpunkt steht dabei der schnelle, einfache und hands‑free Zugriff auf vertriebsrelevante Informationen aus dem CRM – genau dann, wenn sie im Arbeitsalltag des Außendienstes benötigt werden.

Ergänzend kann die Lösung auch Reporting- und Analyseinformationen, Outlook-Inhalte sowie unternehmensspezifische Dokumente einbinden. So wird der sprachbasierte CRM-Zugriff gezielt um zusätzliche Kontextinformationen erweitert, die den Außendienst bei Vorbereitung, Gesprächsführung und Nachbereitung unterstützen.

➜ Kompatibel mit SAP Sales Cloud und anderen CRM-Umgebungen

➜ CRM-Zugriff per Sprachbefehl als zentraler Anwendungsfall

➜ Erweiterbar um weitere Funktionen und Systemen im Unternehmen

Außendienstteams brauchen CRM-Informationen genau im richtigen Moment

Zwischen Kundenterminen müssen Vertriebsmitarbeitende schnell auf Informationen zugreifen: Wer ist der Ansprechpartner? Was ist beim letzten Besuch passiert? Welche Aufgaben sind offen? Welche Themen sollten im nächsten Gespräch adressiert werden?

Diese Informationen liegen in der Regel im CRM und sind unterwegs häufig nicht schnell und komfortabel verfügbar. Gerade im mobilen Einsatz führt die manuelle Navigation durch verschiedene Ansichten häufig zu Verzögerungen, Medienbrüchen und zusätzlichem Aufwand.

Der eigentliche Bedarf des Außendiensts ist daher klar: ein direkter, einfacher und situationsbezogener Zugriff auf CRM‑Daten, ohne lange Suche und Unterbrechungen im Arbeitsfluss.

Die Lösung: Eine Sprachschnittstelle mit dem CRM im Zentrum

Der KI‑Sprachassistent für den Außendienst bietet eine natürliche Möglichkeit, CRM‑Daten sprachbasiert abzurufen und zu erfassen. Anstatt manuell durch Anwendungen zu navigieren, können Vertriebsmitarbeitende Informationen direkt per Sprache anfragen und sofort kontextbezogene Antworten erhalten.

Der zentrale Mehrwert liegt darin, dass der KI‑Sprachassistent den Zugriff auf Kundenprofile, Besuchshistorien, Aufgaben, Aktivitäten und weitere vertriebsrelevante CRM‑Informationen deutlich vereinfacht. Darüber hinaus können Gesprächsnotizen, Updates und nächste Schritte direkt per Sprache erfasst und in angebundene Systeme zurückgeschrieben werden.

Ergänzend kann die Lösung zusätzliche Quellen und bereits bestehende Lösungen einbinden, um den CRM-basierten Blick fachlich zu erweitern:

Reporting- und Analyseinformationen für zusätzliche Insights
E-Mails in Outlook vorschreiben, um Zeit zu sparen
unternehmensspezifische Dokumente für schnellen Wissenszugriff
externe Quellen und bestehende Lösungen (z.B. Routenplaner oder KI-Agenten) zur Ergänzung des Gesamtbildes

So funktioniert es

Vor dem Termin

Kundenprofile, letzte Interaktionen, offene Aufgaben, Besuchshistorien und weitere CRM-Informationen abrufen, um sich gezielt auf das Gespräch vorzubereiten

Während der Fahrt

Fragen zu Kunden, Aktivitäten, Prioritäten oder vertriebsrelevanten Entwicklungen stellen und die benötigten Informationen direkt per Sprache
erhalten.

NACH DEM TERMIN

Gesprächsnotizen diktieren, Kundendaten aktualisieren, Verkaufschance KI-geführt anlegen und nächste Schritte unmittelbar im CRM
erfassen.

Mehrwert für den Außendienst

CRM-Informationen schneller und einfacher verfügbar machen

Relevante Kunden- und Besuchsinformationen stehen genau dann zur Verfügung, wenn sie im Außendienst gebraucht werden – ohne aufwändige Navigation und ohne manuelle Suche.

Besser vorbereitet in Kundengespräche gehen

Wenn Informationen zu Kunden, letzten Aktivitäten, offenen Aufgaben und Gesprächskontexten schnell abrufbar sind, können Vertriebsmitarbeitende gezielter und fundierter in Termine gehen.

Dokumentation unmittelbar im Arbeitsfluss ermöglichen

Erkenntnisse aus Kundenterminen lassen sich direkt nach dem Gespräch per Sprache erfassen und in das CRM zurückspielen. Der Vertriebsmitarbeitende wird dabei gezielt unterstützt – von geführten Prozesse bis hin zu Rückfragen bei offenen Punkten. Das reduziert Verzögerungen, verbessert die Datenqualität und erleichtert die Nachverfolgung.

Funktionen des KI Sprachassistenten

Der KI‑Sprachassistent für den Außendienst unterstützt eine Vielzahl vertriebsrelevanter Interaktionen und ermöglicht einen direkten, sprachbasierten Zugriff auf zentrale Unternehmensdaten. Dazu gehören beispielsweise:

Natürliche sprachliche Interaktion mit vertriebsrelevanten Unternehmensdaten,
Abruf von Kundenprofilen und Einsicht in Besuchshistorien,
Zugriff auf offene Aufgaben und Aktivitäten,
Anlage und Prüfung von Terminen sowie E-Mails in Outlook,
Navigation zum nächsten Kundentermin über Apple CarPlay oder Android Auto,
Erfassung von Besuchs bzw. Gesprächsnotizen per Sprache,
Aktualisieren von bestehenden CRM-Objekten,
Nutzung von Reporting- und Analyseinformationen, um CRM Daten besser einzuordnen,
Einbindung von Outlook-Funktionen, um Termin und Kommunikationskontexte zu ergänzen,
Dokumenteneinbindung, um internes Wissen schnell verfügbar zu machen,
Bereitstellung von Insights auf Basis interner Daten und optional externer Quellen,
Einbindung unternehmensspezifischer Dokumente (z.B. über RAG basierte Zugriffsmechanismen).

Dabei bildet der sprachbasierte Zugriff auf CRM Daten den Kern der Lösung. Outlook Termine, Reporting Informationen und Dokumente erweitern diesen Blick gezielt dort,wo zusätzlicher fachlicher Kontext für den Außendienst sinnvoll ist – ohne den Fokus vom CRM zu verlagern.

Für Ihre Vertriebs‑ und IT‑Landschaft konzipiert

Vertriebs‑Landschaft: CRM‑Zugriff und Quellen

Die Lösung ist für die Integration mit SAP Sales Cloud ausgelegt und kann an weitere CRM-Systeme angepasst werden. Der sprachbasierte CRM-Zugriff bildet dabei den Kern des Anwendungsfalls.

Zusätzlich kann die Lösung um weitere relevante Quellen erweitert werden – beispielsweise Outlook, Reporting- und Analyseplattformen, bestehende Lösungen im Unternehmen sowie interne Dokumentenbestände. Diese Informationen ergänzen den CRM-Zugriff dort, wo zusätzlicher fachlicher Kontext für den Außendienst sinnvoll ist.

Für den Vertrieb bedeutet das: ein zentraler sprachbasierter Zugang zu CRM-Informationen, der bei Bedarf um weitere relevante Inhalte erweitert wird.

Enterprise‑Anforderungen: Sicherheit, Governance und Architektur

Der sprachbasierte Zugriff auf Geschäftsdaten erfordert einen starken Fokus auf Vertrauen, Governance und Systemkontrolle. Der KI-Sprachassistent kann an Enterprise-Anforderungen hinsichtlich sicherer Authentifizierung, rollenbasierter Autorisierung und kontrolliertem Zugriff auf CRM-Daten sowie ergänzende Informationsquellen ausgerichtet werden. Wichtige Enterprise-Aspekte sind unter anderem:

rollenbasierte Zugriffskonzepte
kontrollierter Zugriff auf Kunden- und Unternehmensdaten
sichere Integration in Unternehmenssysteme
governance-fähige Architektur für geschäftskritische Anwendungsfälle
kontrollierte Einbindung interner und optional externer Informationsquellen

Wo der Voice Assistant im Alltag des Außendiensts hilft

Vorbereitung von Kundenterminen

Vor Kundengesprächen können Vertriebsmitarbeitende gezielt auf relevante CRM-Informationen zugreifen und diese um Termine, bisherige Aktivitäten sowie weiteres kundenspezifisches Hintergrundwissen ergänzen.

Gezielte Unterstützung unterwegs

Unterwegs und zwischen Terminen lassen sich kundenbezogene Informationen, aktuelle Entwicklungen, Prioritäten und Aktivitäten direkt per Sprachbefehl abrufen.

Schnelle Nutzung von Zusatzwissen

Interne Dokumente, Leitfäden oder ergänzende Informationen können dann eingebunden werden, wenn sie den CRM-basierten Blick fachlich sinnvoll ergänzen.

Dokumentation nach dem Termin

Gesprächsergebnisse, Follow-ups und Notizen lassen sich direkt im Anschluss an den Termin erfassen und in angebundene Systeme zurückspielen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Systeme können angebunden werden?

Die Lösung ist auf die SAP Sales & Service Cloud ausgelegt und kann auf weitere CRM-Umgebungen angepasst werden. Je nach Anwendungsfall lassen sich zudem Outlook, Reporting-Quellen, interne Dokumentenbestände sowie weitere Enterprise-Systeme, beispielsweise ERP-Lösungen, einbinden.

Was ist der zentrale Anwendungsfall der Lösung?

Der zentrale Anwendungsfall ist der sprachbasierte Zugriff auf CRM-Daten für Außendienstteams. Darüber hinaus können Informationen direkt per Sprache erfasst und in das CRM zurückgeschrieben werden. So unterstützt die Lösung sowohl den schnellen Informationszugriff als auch die effiziente Dokumentation.

Können unternehmenseigene Funktionen und sprachliche Besonderheiten berücksichtigt werden?

Ja. Der Voice Assistant ist so konzipiert, dass unternehmensspezifische Anforderungen gezielt berücksichtigt werden können – von individuell ausführbaren Funktionen bis hin zu fachlichen Begrifflichkeiten, Prozesslogiken und sprachlichen Besonderheiten. Die Lösung ist entsprechend flexibel erweiterbar.

Werden die Daten zwischengespeichert?

Nein. Die Daten werden direkt aus dem CRM abgerufen. Eine zusätzliche Datenhaltung ist daher nicht erforderlich.

Wie lässt sich die Interaktion mit dem Voice Assistant vorstellen?

Die Lösung wurde gezielt für den sprachbasierten Dialog zwischen Vertriebsmitarbeitenden und Voice Assistant entwickelt. Im Mittelpunkt steht die Möglichkeit, kontextbezogen mit realen CRM-Daten zu interagieren, Informationen abzurufen und Aktionen direkt per Sprache auszuführen. Dadurch entsteht eine besonders intuitive und effiziente Nutzererfahrung.

Ist die Lösung für mobile Außendienstteams geeignet?

Ja, der Anwendungsfall ist gezielt darauf ausgelegt, mobile Vertriebsmitarbeitende während der Fahrt und zwischen Kundenterminen zu unterstützen.

Erleben Sie, wie sprachbasierter CRM-Zugriff Ihren Außendienst unterstützen kann

Entdecken Sie, wie der direkte Zugriff auf CRM-Daten per Sprachbefehl den administrativen Aufwand reduziert, die Gesprächsvorbereitung verbessert und Vertriebsmitarbeitende unterwegs mit genau den Informationen unterstützt, die im entscheidenden Moment relevant sind. Ergänzende Quellen wie Outlook, Reporting und internes Unternehmenswissen erweitern diesen Kern gezielt dort, wo zusätzlicher fachlicher Kontext benötigt wird.